Comment améliorer la gestion d’inventaire de son entreprise?

Une bonne gestion d’inventaire permet de savoir ce qui est disponible, où se trouvent les articles et quand il faut les commander de nouveau. Elle aide aussi à éviter les ruptures, le surstockage et les erreurs qui ralentissent les opérations. 

L’objectif est simple : avoir les bonnes quantités, au bon moment, avec une information fiable et accessible aux bonnes personnes. 

Pourquoi une bonne gestion d’inventaire est-elle importante? 

Une mauvaise gestion des stocks peut rapidement entraîner des conséquences sur les opérations et les finances de l’entreprise. 

Un inventaire insuffisant peut provoquer des ruptures de stock, retarder la production ou empêcher de répondre aux demandes des clients. À l’inverse, un inventaire trop élevé immobilise des liquidités et augmente les coûts d’entreposage. 

Une bonne gestion permet notamment de : 

• Réduire les ruptures de stock; 

• Éviter le surstockage; 

• Mieux utiliser les liquidités; 

• Réduire les pertes et les stocks désuets; 

• Faciliter le travail des équipes; 

• Améliorer les délais de livraison; 

• Offrir un meilleur service à la clientèle. 

La gestion d’inventaire ne concerne donc pas uniquement l’entrepôt. Elle influence aussi les achats, les ventes, les opérations et la performance financière. 

Comment optimiser la gestion de son inventaire? 

L’optimisation commence généralement par une meilleure visibilité sur les stocks et par des processus de mise à jour plus fiables. 

1. Centraliser l’information 

Lorsque les stocks sont suivis dans plusieurs fichiers ou systèmes, il devient difficile de savoir quelle information est à jour. 

Centraliser les données permet aux achats, aux opérations et aux autres équipes de travailler à partir d’une même information. Il devient alors plus simple de connaître les quantités disponibles, les commandes en cours et les besoins à venir. 

2. Maintenir des données fiables 

Un système de gestion d’inventaire n’est utile que si les données qu’il contient correspondent à la réalité. 

Les entrées, sorties, transferts et ajustements doivent donc être enregistrés régulièrement. Des inventaires physiques ou des comptages cycliques permettent aussi de repérer les écarts et d’améliorer la précision des données. 

3. Prévoir les besoins 

Les commandes ne devraient pas uniquement être basées sur les habitudes ou l’intuition. 

L’historique des ventes, la saisonnalité, les projets à venir et les délais des fournisseurs peuvent aider à prévoir les besoins. Une meilleure planification réduit les risques de rupture tout en limitant les stocks inutiles. 

4. Définir des seuils de réapprovisionnement 

Un seuil de réapprovisionnement permet de déterminer quand une nouvelle commande doit être déclenchée. 

Ce seuil peut tenir compte de la consommation habituelle, du délai de livraison du fournisseur et, au besoin, d’un stock de sécurité. Il aide ainsi à éviter les commandes effectuées trop tard ou trop tôt. 

H3 5. Automatiser le suivi des stocks 

Les mises à jour manuelles peuvent prendre du temps et augmenter le risque d’erreurs. 

Des codes-barres, des codes QR, des applications mobiles ou des automatisations peuvent simplifier l’enregistrement des mouvements. Il est aussi possible de déclencher automatiquement une alerte lorsqu’un niveau de stock devient trop faible. 

6. Organiser les emplacements 

Une bonne gestion d’inventaire passe aussi par une organisation claire des espaces de stockage. 

Chaque article devrait pouvoir être facilement localisé. Une structure logique des entrepôts, zones, étagères ou emplacements permet de réduire le temps consacré à rechercher du matériel et facilite les inventaires physiques. 

7. Suivre les bons indicateurs 

Les données recueillies doivent permettre d’identifier les problèmes et les occasions d’amélioration. 

Quelques indicateurs bien choisis peuvent suffire à détecter les ruptures fréquentes, les stocks qui tournent lentement ou les écarts entre l’inventaire réel et les données du système. 

Quels KPI suivre pour gérer son inventaire? 

Les indicateurs à suivre varient selon le secteur et les objectifs de l’entreprise. Voici quelques KPI fréquemment utilisés : 

Quels outils utiliser pour gérer son inventaire? 

Le bon outil dépend notamment du nombre d’articles, des utilisateurs, des emplacements et du niveau d’intégration nécessaire avec les autres systèmes.

Application personnalisée avec Power Apps 

Lorsqu’un processus est plus spécifique, Microsoft Power Apps peut permettre de créer une application adaptée aux besoins de l’organisation. 

Une application peut par exemple permettre aux employés de consulter les quantités disponibles, enregistrer des entrées et sorties, scanner des codes QR ou mettre à jour l’inventaire directement depuis un téléphone ou une tablette. 

Power Apps peut également être combiné avec Power Automate pour déclencher des notifications ou automatiser certaines étapes, et avec Power BI pour suivre les indicateurs dans des tableaux de bord. 

Logiciel spécialisé 

Un logiciel de gestion d’inventaire permet généralement de centraliser les stocks, les emplacements et les mouvements dans un même système. 

Il peut être pertinent lorsqu’une entreprise recherche une solution déjà conçue pour répondre à des besoins courants de gestion des stocks sans développer une application personnalisée. 

ERP 

Un ERP permet de relier la gestion d’inventaire à plusieurs autres fonctions de l’entreprise, comme les achats, la production, les ventes ou la comptabilité. 

Cette approche est particulièrement intéressante lorsque l’inventaire fait partie de processus plus larges et que plusieurs services doivent partager les mêmes données.

Excel 

Excel peut convenir pour gérer un inventaire simple avec peu d’articles et peu d’utilisateurs. 

Ses limites apparaissent toutefois rapidement lorsque plusieurs personnes doivent modifier le fichier, que les mouvements sont fréquents ou que l’inventaire doit être suivi sur plusieurs sites. 

Comment savoir si votre gestion d’inventaire doit être modernisée? 

Certains signes peuvent indiquer que les processus ou les outils actuels ne répondent plus aux besoins de l’entreprise. 

C’est notamment le cas si : 

• les équipes utilisent plusieurs fichiers Excel pour suivre les stocks; 

• l’inventaire réel diffère régulièrement des données enregistrées; 

• les employés ne savent pas toujours où se trouve le matériel; 

• les mises à jour sont effectuées manuellement; 

• les ruptures de stock sont fréquentes; 

• certaines commandes sont effectuées « par précaution »; 

• des articles restent inutilisés pendant de longues périodes; 

• plusieurs services travaillent avec des informations différentes; 

• les employés sur le terrain ne peuvent pas mettre à jour l’inventaire facilement; 

• les gestionnaires manquent de visibilité sur les stocks et les besoins futurs. 

Dans ces situations, le problème n’est pas nécessairement l’absence de données, mais plutôt la façon dont elles sont saisies, partagées et utilisées. 

Automatisez et simplifiez votre gestion d’inventaire avec Mallette 

Moderniser la gestion d’inventaire ne signifie pas nécessairement remplacer tous les outils existants. Il peut parfois suffire de mieux connecter les systèmes, automatiser certaines tâches ou créer une application adaptée aux processus actuels. 

Les experts en transformation numérique de Mallette peuvent analyser votre processus de gestion d’inventaire, identifier les principales sources d’inefficacité et vous accompagner dans la mise en place d’une solution adaptée à votre organisation grâce à Power Apps. 

Vous souhaitez mieux suivre vos stocks, réduire les tâches manuelles ou améliorer la visibilité sur votre inventaire? Communiquez avec notre équipe pour discuter de vos besoins et des possibilités d’automatisation.