Politique de confidentialité
Mallette s.e.n.c.r.l., ses sociétés affiliées et ses filiales, y compris Mallette Actuaires inc. et Mallette syndics et gestionnaires inc., Gestion Bédard & Côté inc., Gestion Lemieux Tremblay Gagnon inc., Gestion Mallette Est-du-Québec inc. et Mallette inc. (collectivement « Mallette », « nous », « nos » ou « notre »), ont à cœur la protection des renseignements personnels qui concernent ses clients, ses employés, ses fournisseurs et les autres personnes qui interagissent avec Mallette (« vous », « vos » ou « votre »). À ce titre, Mallette reconnaît l’importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu’elle obtient et détient, que leur conservation soit assurée par elle-même ou par un tiers. Par conséquent, la présente politique de confidentialité (la « Politique ») vise à vous informer de la manière dont Mallette collecte, utilise, communique et conserve vos renseignements personnels en conformité avec les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Collecte de renseignements personnels
Lorsque vous visitez notre site Web et dans le cadre de nos activités à titre de cabinet professionnel multidisciplinaire, nous pouvons recueillir un certain nombre de renseignements personnels vous concernant, notamment :
Des renseignements liés au recrutement de personnel (curriculum vitae, renseignements sur la scolarité ainsi que tout autre renseignement fourni par le candidat à Mallette dans le cadre du processus de recrutement);
Des renseignements liés à votre identification et des données d’identification utiles pour vous rendre une prestation de services (nom, prénom, adresse, copie de pièces d’identité, numéro d’assurance sociale, etc.);
Des renseignements permettant à Mallette de vous contacter (nom, prénom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, etc.);
Des renseignements liés à la facturation (adresse de facturation, information relative à un compte bancaire, données de paiements, etc.);
Des renseignements fournis dans le cadre de l’exécution de notre prestation de services; et
Des renseignements techniques et d’utilisation de notre site Web (l’adresse IP, la localisation géographique, le type de navigateur, la durée de la visite et le nombre de pages vues, les renseignements recueillis au moyen de témoins, etc.).
Si vous fournissez à Mallette des renseignements personnels à l’égard de personnes tierces, vous devez vous assurer d’avoir obtenu le consentement de ces personnes avant de nous transmettre tout renseignement personnel à leur égard.
Nos services et notre site Web ne sont pas conçus pour ou destinés à des enfants de moins de 14 ans. Par conséquent, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels relativement à des enfants de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du parent ou du tuteur.
Utilisation des renseignements personnels
Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins déterminées au moment où le renseignement personnel est recueilli ou selon ce qui est permis ou exigé par les lois applicables, y compris pour les fins suivantes :
Rendre ou exécuter une prestation de services;
Préparer et présenter des offres de services, des lettres mandat ou tout autre document ou support nous permettant de vous présenter ou de vous offrir nos services;
Se conformer aux obligations professionnelles et déontologiques imposées par les ordres professionnels qui nous régissent;
Se conformer à nos obligations internes en matière de gestion des risques;
Développer ou entretenir les relations clients;
Effectuer notre gestion administrative, incluant la facturation et le recouvrement de créances;
Recruter du personnel;
Procéder à des paiements;
À des fins de mise en marché.
En plus des utilisations susmentionnées, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels obtenus par l’entremise de notre site Web pour les raisons suivantes :
Pour améliorer votre expérience de navigation en personnalisant le site;
Pour nous aider à créer et à diffuser du contenu plus pertinent pour vous;
Sous réserve du respect des lois applicables, pour vous envoyer des communications que nous croyons susceptibles de vous intéresser; et
Pour répondre et gérer vos demandes transmises par notre site Web.
Communication des renseignements personnels
Mallette s’engage à ne pas communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que les lois applicables l’exigent ou le permettent. Toutefois, Mallette pourrait être tenue dans certaines situations de communiquer vos renseignements personnels à des tiers. Dans cette éventualité, Mallette s’assure par contrat que le tiers respecte nos attentes en termes de gestion et de protection de vos renseignements personnels.
Conservation des renseignements personnels
Mallette conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou pour une durée additionnelle si les lois applicables le permettent ou l’exigent. Nous conservons vos renseignements personnels au Québec, mais pouvons parfois les communiquer à l’extérieur du Québec.
Dans le cadre de notre prestation de services, nous conservons dans nos systèmes ou à nos bureaux les dossiers des mandats exécutés par le personnel de Mallette. Ces dossiers peuvent contenir des renseignements personnels. Mallette est une société multidisciplinaire, par conséquent les périodes de conservation varient en fonction des services qui vous sont rendus, et ce, afin de se conformer aux obligations professionnelles et déontologiques de nos professionnels et à nos politiques internes en matière de conservation et de destruction de données. Pour plus d’information sur la durée de conservation de vos dossiers, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique VII (« Communiquer avec nous »).
Tout renseignement personnel stocké dans nos serveurs de sauvegarde est détruit conformément au cycle de vie établi par nos politiques internes.
Vos droits
Vous disposez de divers droits relativement à vos renseignements personnels et conformément à la loi applicable au Québec, vous pouvez notamment exiger :
D’obtenir une copie de vos renseignements personnels;
De demander la manière dont vos renseignements personnels seront traités;
De demander une mise à jour de vos renseignements personnels ou de corriger des renseignements personnels erronés ou incomplets;
De demander la destruction, d’une partie ou de la totalité, des renseignements personnels qui vous concernent, et ce, dans les limites permises par les lois applicables; et
De retirer votre consentement quant au traitement de vos renseignements personnels, dans la mesure où ce consentement devait être obtenu en vertu des lois applicables.
Sécurité
Mallette a recours à un vaste éventail de mesures afin de s’assurer que vos renseignements personnels sont adéquatement protégés et restent confidentiels, notamment :
Des mesures de sécurité physique, incluant des laissez-passer uniquement pour le personnel de Mallette donnant accès à nos bureaux, des accès limités au département de l’administration, aux bureaux des professionnels offrant des services juridiques et aux bureaux des hauts dirigeants de Mallette et des classeurs et des chambres fortes documentaires fermant à clé;
Des mesures de sécurité technologique protégeant nos plateformes, nos installations et nos systèmes informatiques; et
Des mesures organisationnelles et administratives incluant la formation et la sensibilisation de notre personnel en matière de protection des renseignements personnels.
Communiquer avec nous
Pour toute question concernant notre Politique de confidentialité, notre façon d’utiliser vos renseignements personnels et si vous désirez exercer vos droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse [email protected] ou par la poste aux coordonnées suivantes : Mallette s.e.n.c.r.l., 200-3075 chemin des Quatre-Bourgeois, Québec (Québec) G1W 5C4.
Site Web de tiers
Notre site contient des hyperliens vers d’autres sites Web. Nous ne sommes en aucun cas responsables du contenu, de l’exactitude des informations et des politiques en matière de confidentialité et de traitement des renseignements personnels de ces autres sites Web.
Modifications à la Politique
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité et les paramètres des témoins (cookies) de notre site en tout temps et sans préavis en affichant une nouvelle version sur notre site Web. À cet effet, nous vous suggérons de consulter, lors de toutes vos visites, la présente Politique de confidentialité et les paramètres des témoins afin de vous assurer de demeurer informé sur les méthodes utilisées par Mallette dans le traitement de vos renseignements personnels.