Registre de kilométrage : obligations, contenu et modèle

Un registre de kilométrage, aussi appelé registre de déplacement, carnet de route ou log book, permet de distinguer les kilomètres parcourus à des fins professionnelles de ceux effectués à des fins personnelles.

Ce document peut notamment servir à calculer l’avantage imposable lié à une automobile fournie par l’employeur ou à justifier les dépenses automobiles réclamées par un entrepreneur. Un registre incomplet peut entraîner une pénalité, un avantage imposable mal calculé ou le refus de certaines dépenses.

Qui doit tenir un registre de kilométrage?

Les obligations varient selon la personne qui possède le véhicule et la façon dont il est utilisé.

Lorsqu’une automobile est mise à la disposition d’un employé ou d’une personne qui lui est liée, l’employé doit tenir un registre de ses déplacements et en remettre une copie à son employeur.

Un entrepreneur qui réclame des dépenses automobiles doit également être en mesure de démontrer que le véhicule a été utilisé à des fins commerciales. Le registre et les pièces justificatives permettent d’appuyer cette utilisation. L’absence de documents adéquats peut entraîner la contestation de certaines dépenses par les autorités fiscales.

Que doit contenir un registre de déplacement?

Pour chaque déplacement professionnel, le registre devrait indiquer :

• la date;

• le lieu de départ;

• le lieu de destination;

• la raison professionnelle du déplacement;

• le nombre de kilomètres parcourus;

• le véhicule utilisé, si plusieurs véhicules sont disponibles.

Il est également recommandé de conserver :

• le kilométrage indiqué à l’odomètre au début de l’année ou de la période;

• le kilométrage indiqué à la fin de l’année ou de la période;

• le nombre total de kilomètres parcourus;

• le nombre total de kilomètres professionnels;

• le nombre total de kilomètres personnels;

• les factures, reçus et autres documents permettant de confirmer les déplacements professionnels.

Pour une automobile fournie par l’employeur, Revenu Québec exige notamment que le registre indique le nombre total de jours pendant lesquels l’automobile a été mise à la disposition de l’employé ainsi que le nombre total de kilomètres parcourus sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.

Modèle de registre de kilométrage

Le registre peut être tenu dans un fichier Excel, une application, un logiciel comptable ou un document papier. L’important est que les renseignements soient inscrits régulièrement et puissent être vérifiés.

Voici un exemple de registre de déplacement :

Résumé annuel du kilométrage

La proportion d’utilisation professionnelle peut être calculée ainsi :

Kilomètres professionnels ÷ kilomètres totaux × 100

Dans cet exemple :

14 100 ÷ 19 700 × 100 = 71,6 %

Ce pourcentage peut contribuer au calcul des dépenses automobiles admissibles, selon la situation fiscale du contribuable.

Quelle est la différence entre un déplacement professionnel et personnel?

Un déplacement professionnel est effectué dans le cadre des fonctions de l’employé ou des activités de l’entreprise. Il peut notamment s’agir d’un déplacement :

• vers les locaux d’un client;

• entre deux établissements de l’entreprise;

• vers un chantier;

• pour rencontrer un fournisseur;

• pour livrer des marchandises;

• pour participer à une activité professionnelle.

En règle générale, le déplacement entre le domicile et le lieu habituel de travail est considéré comme personnel. La qualification peut toutefois dépendre des faits, notamment lorsque l’employé se rend directement chez un client ou sur un chantier temporaire.

Il est donc important d’inscrire un motif suffisamment précis. Une mention comme « affaires » ou « travail » est moins utile que « rencontre avec le client ABC » ou « inspection du chantier de Lévis ».

Quand l’employé doit-il remettre le registre à l’employeur?

L’employé doit remettre une copie de son registre à l’employeur au plus tard à la première des échéances applicables suivantes :

• le 10 janvier de l’année suivant celle où l’automobile était à sa disposition;

• le 10e jour suivant celui où l’automobile a été retournée à l’employeur ou à une personne liée à celui-ci.

Un employé qui ne remet pas son registre dans le délai prévu s’expose à une pénalité de 200 $.

Il est néanmoins préférable de remplir le registre au fur et à mesure. Attendre la fin de l’année augmente les risques d’oublier un déplacement, une destination ou sa raison professionnelle.

Pourquoi l’employeur a-t-il besoin du registre?

L’employeur utilise le registre pour déterminer la proportion d’utilisation personnelle de l’automobile et calculer l’avantage imposable de l’employé.

Cet avantage peut notamment comprendre :

• un avantage relatif au droit d’usage de l’automobile;

• un avantage relatif aux frais de fonctionnement.

Les montants applicables doivent être inscrits sur les feuillets fiscaux de l’employé, notamment le T4 et le relevé 1. L’employeur peut également avoir des retenues, des cotisations et des taxes à calculer selon la situation.

L’Agence du revenu du Canada recommande également d’examiner les registres afin de déterminer le nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles et professionnelles lorsqu’un véhicule est fourni par l’employeur.

Pourquoi un entrepreneur doit-il conserver un registre?

Pour un travailleur autonome ou une entreprise, le registre sert à établir dans quelle proportion le véhicule est utilisé pour gagner un revenu d’entreprise.

Cette proportion peut être utilisée pour déterminer la partie admissible de certaines dépenses, par exemple :

• le carburant;

• l’assurance;

• l’entretien et les réparations;

• les droits d’immatriculation;

• les intérêts ou frais de location admissibles;

• la déduction pour amortissement, lorsque les conditions sont respectées.

Le registre doit être appuyé par des documents comme les factures, les reçus, les contrats, les bons de travail ou les calendriers de rendez-vous. L’entrepreneur a la responsabilité de démontrer la nature professionnelle des déplacements déclarés.

Quelles sont les conséquences d’un registre incomplet?

L’absence d’un registre adéquat peut notamment entraîner :

• une pénalité de 200 $ pour un employé qui ne remet pas le registre exigé dans le délai applicable;

• un calcul incorrect de l’avantage imposable;

• des impôts, intérêts ou pénalités supplémentaires;

• la contestation ou le refus de certaines dépenses automobiles;

• des ajustements aux feuillets fiscaux;

• des cotisations et taxes supplémentaires pour l’employeur;

• une réduction de certains crédits ou de certaines prestations fondés sur le revenu de l’employé.

Un registre précis protège donc autant l’employé que l’employeur ou l’entrepreneur.

Bonnes pratiques pour tenir un registre de kilométrage

Pour faciliter la tenue du registre :

1. Notez les déplacements dès qu’ils sont effectués.

2. Inscrivez un motif professionnel précis.

3. Relevez l’odomètre au début et à la fin de l’année.

4. Distinguez clairement les kilomètres professionnels et personnels.

5. Conservez les factures et autres pièces justificatives.

6. Utilisez toujours la même méthode de suivi.

7. Vérifiez périodiquement que le total du registre correspond à l’odomètre.

8. Produisez un résumé annuel par véhicule et par utilisateur.

9. Conservez une copie du registre avec vos documents fiscaux.

10. Demandez conseil lorsque la nature d’un déplacement est incertaine.

Faites valider vos obligations automobiles

La tenue d’un registre de déplacement facilite le calcul des avantages imposables et permet de mieux justifier les dépenses automobiles de l’entreprise.

Les professionnels de Mallette peuvent vous aider à déterminer les renseignements à conserver, à calculer les avantages imposables et à vérifier le traitement fiscal des véhicules utilisés par votre entreprise.

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