Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique (SAE) ?
Dans un contexte où les documents numériques se multiplient, les organisations doivent garantir leur conservation sécurisée et conforme. Le système d’archivage électronique (SAE) répond à cet enjeu en assurant l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des informations essentielles.
Nos experts en transformation numérique vous expliquent son rôle et pourquoi il est devenu indispensable pour les entreprises.
Définition : qu’est-ce qu’un SAE ?
Un système d’archivage électronique (SAE) est une solution technologique qui permet de conserver des documents numériques de façon sécurisée, organisée et durable.
Contrairement à un simple dossier partagé ou à un stockage en ligne, le SAE garantit que les documents restent inchangés, authentiques et accessibles pendant toute leur durée légale de conservation.
En d’autres termes, c’est un « coffre-fort numérique » conçu pour protéger l’intégrité des documents importants de l’entreprise.
Différence entre stockage, GED et SAE
Il existe plusieurs façons de gérer des documents numériques, mais elles n’ont pas toutes le même rôle :
Stockage classique (OneDrive, Google Drive, serveur)
Sert à déposer et partager des fichiers. Aucun mécanisme d’intégrité ou de pérennité n’est garanti.
GED (Gestion Électronique des Documents)
Sert à collaborer, éditer, classer et gérer les versions d’un document. Elle accompagne le travail quotidien, mais n’assure pas une conservation légale à long terme.
SAE (Système d’Archivage Électronique)
Assure la conservation à long terme, l’inaltérabilité, la traçabilité et la valeur probatoire des documents. Une fois archivés, les documents ne peuvent plus être modifiés.
À quoi sert un système d’archivage électronique ?
Un système d’archivage électronique (SAE) garantit la sécurité des informations, leur intégrité et leur conformité pour toute leur durée légale de conservation. Voici les principaux objectifs qu’il permet d’atteindre.
Conserver les documents de manière sécurisée et inaltérable
Un SAE assure que les documents archivés ne peuvent plus être modifiés ou supprimés sans autorisation. Grâce au chiffrement, au scellement électronique et aux mécanismes d’horodatage, les preuves numériques sont protégées de toute altération.
Cela permet de préserver l’authenticité des documents importants, comme les contrats, les factures et les dossiers RH.
Respecter les obligations légales et réglementaires
Les entreprises doivent conserver certains documents pendant plusieurs années :
Factures (10 ans);
Bulletins de paie électroniques (50 ans);
Documents comptables;
Pièces justificatives;
Contrats de travail, etc.
Le SAE assure une conservation conforme aux exigences légales, à la norme NF Z42-013 et aux bonnes pratiques exigées par les autorités.
Il constitue une réponse concrète aux obligations croissantes en matière de protection et de gouvernance de l’information.
Assurer la traçabilité et la transparence
Toutes les actions effectuées sur un document (consultation, transfert, restitution) sont enregistrées dans un journal d’audit sécurisé.
Cette traçabilité permet :
De prouver l’historique complet d’un document;
D’assurer la transparence lors d’un audit;
De répondre aux demandes de vérification ou d’enquête.
Le SAE devient ainsi un outil non négligeable pour renforcer la confiance et la rigueur documentaire.
Faciliter la recherche et la restitution rapide des documents
Un SAE intègre des systèmes avancés d’indexation, de métadonnées et de recherche intelligente.
Résultat : les documents sont retrouvés en quelques secondes, même des années après leur archivage.
Cela facilite grandement :
La gestion administrative,
La réponse aux audits,
La reddition de comptes.
Plus besoin de fouiller dans des dossiers papier ou dans des dizaines de fichiers dispersés.
Réduire les risques liés à la perte, l’altération ou la falsification de documents
Sans système d’archivage structuré, les organisations s’exposent à :
La perte de documents importants;
Des versions incohérentes;
L’altération involontaire des fichiers;
Des falsifications ou modifications non désirées;
Des pénalités liées au non-respect des règles de conservation.
Le SAE élimine ces risques en offrant un environnement sécurisé, contrôlé et pérenne.
Fonctionnement d’un SAE : comment ça marche ?
Un système d’archivage électronique (SAE) suit un processus rigoureux conçu pour garantir l’intégrité, la sécurité et la disponibilité des documents tout au long de leur cycle de vie. Contrairement à un simple espace de stockage, il applique des mécanismes techniques et organisationnels qui assurent une conservation fiable et conforme aux exigences légales.
Collecte et ingestion automatique des documents
Le SAE récupère les documents provenant de différents systèmes (comptabilité, RH, CRM, GED, courriels, flux automatisés).
L’ingestion peut être :
Automatique via connecteurs ou API;
Déclenchée par un workflow;
Ou manuelle avec validation.
Cette étape garantit que les documents arrivent dans le SAE avec les bonnes informations, au bon format et sans manipulation risquée.
Classement, indexation et métadonnées
Une fois intégrés, les documents sont :
Classés selon des règles précises;
Enrichis de métadonnées (date, type, auteur, catégorie, durée légale de conservation);
Indexés pour permettre une recherche rapide.
Cette structuration facilite la restitution et assurer une gestion homogène des archives.
Scellement, cryptage et horodatage
Pour garantir l’intégrité des documents, le SAE applique des mécanismes techniques robustes :
Scellement électronique pour empêcher toute modification;
Cryptage pour sécuriser le contenu;
Horodatage certifié pour prouver la date de dépôt.
Ces opérations transforment le document en preuve numérique durable, conforme aux normes d’archivage électronique.
Gestion du cycle de vie documentaire
Le SAE suit automatiquement le cycle de vie de chaque document :
Durée légale de conservation;
Règles d’accès;
Archivage intermédiaire ou définitif;
Élimination à échéance (avec traçabilité).
Cette gestion évite les risques d’erreurs, de suppression prématurée ou de conservation excessive.
Traçabilité complète des actions
Chaque action réalisée sur un document (consultation, téléchargement, transfert, suppression, restitution) est enregistrée dans un journal inviolable.
Cette traçabilité permet :
De prouver l’historique complet;
De répondre aux audits;
De renforcer la gouvernance documentaire;
D’assurer la conformité réglementaire.
Aucune modification discrète n’est possible : tout est documenté.
Restitution sécurisée et audit
Le SAE permet de récupérer rapidement tout document, même des années plus tard, grâce à :
Une recherche avancée;
La consultation sécurisée;
Des mécanismes d’export certifié;
Un audit complet des actions associées au document.
Lors d’un contrôle, d’un litige ou d’un audit interne, l’organisation peut prouver l'authenticité et l’intégrité des documents archivés.
Les exigences et normes liées à l’archivage électronique
L’archivage électronique doit répondre à des exigences précises en matière d’intégrité, de sécurité et de conformité.
Plusieurs normes encadrent ces pratiques, dont certaines sont internationales et d’autres spécifiques au contexte canadien et québécois. Voici les principales références à connaître.
NF Z42-013 (France)
La norme NF Z42-013 est l’une des plus reconnues en matière d’archivage électronique sécurisé.
Même si elle est française, cette norme est couramment utilisée comme référence technique de bonnes pratiques, notamment au Québec pour évaluer la robustesse d’un SAE.
ISO 14641
La norme ISO 14641 est la version internationale harmonisée des exigences d’archivage électronique. Elle donne un cadre universel permettant aux organisations de s’assurer que leurs archives répondent aux standards internationaux.
Conformité au cadre canadien et québécois
Au Canada et au Québec, il n’existe pas de norme unique équivalente à NF Z42-013, mais plusieurs exigences réglementaires encadrent la conservation de documents électroniques.
Les organisations doivent respecter :
Les règles de Revenu Québec et de l’ARC concernant la conservation des pièces justificatives;
Les lois sectorielles (santé, finances, municipalités, OBNL);
Les exigences de la Loi 25;
Les exigences de valeur probante des documents numériques en cas d’audit;
Les obligations liées à la protection des renseignements personnels.
Comment choisir un système d’archivage électronique ?
Sélectionner un système d’archivage électronique (SAE) est une décision stratégique qui doit tenir compte des enjeux de sécurité, de conformité et de pérennité des documents. Voici les principaux critères à évaluer pour choisir une solution adaptée aux besoins de votre organisation.
Critères techniques (intégrité, cryptographie, traçabilité)
Un bon SAE doit reposer sur des fondements techniques solides afin de garantir l’intégrité et la valeur probatoire des documents.
Les critères incluent :
Scellement et chiffrement des documents;
Horodatage fiable pour prouver la date de dépôt;
Journalisation complète des actions (consultation, accès, restitution);
Mécanismes d’inaltérabilité empêchant toute modification.
Ces fonctionnalités assurent que les documents resteront authentiques et exploitables même après plusieurs années.
Capacité d’intégration (Microsoft 365, ERP, CRM, logiciels comptables)
Le SAE doit s’intégrer naturellement à vos outils existants afin d’éviter les manipulations manuelles et les risques d’erreurs.
Il doit offrir des connecteurs ou API compatibles avec :
Microsoft 365 / SharePoint / OneDrive;
Logiciels comptables (Acomba, Sage, QuickBooks),
ERP manufacturiers;
CRM (Dynamics, HubSpot);
Flux automatisés via Power Automate ou autres outils ETL.
Une bonne intégration garantit un archivage automatisé, cohérent et conforme.
Hébergement : cloud, local ou hybride
Le mode d’hébergement influence autant la sécurité que la flexibilité du système :
Cloud : idéal pour la plupart des organisations.
Local (on-premise) : pertinent pour les organisations ayant des contraintes réglementaires strictes ou une infrastructure TI interne solide.
Hybride : combine la sécurité du local avec la flexibilité du cloud, souvent utilisé lors de transitions numériques.
Le choix dépend de votre maturité numérique, de vos besoins en gouvernance et des exigences liées aux données sensibles.
Certifications et conformité
Pour garantir la fiabilité du système, il faut vérifier les certifications qu’il respecte, notamment :
NF Z42-013;
ISO 14641;
Exigences canadiennes en matière de valeur probante;
Conformité Loi 25 pour la protection des renseignements personnels.
Support, migration et évolutivité
Un SAE doit s’inscrire dans une vision long terme. Il faut donc évaluer :
La qualité du support technique;
La facilité de migration depuis vos systèmes actuels (papier, GED, serveurs, logiciels);
La capacité du système à évoluer avec l’organisation : ajout de nouveaux types de documents, gestion de volumes croissants, intégration future avec d’autres outils.
Sécurisez et structurez vos documents avec un accompagnement professionnel
Un SAE bien implanté renforce la conformité, améliore la gouvernance, réduit les risques et facilite la gestion quotidienne des informations sensibles de votre entreprise.
Chez Mallette, nos experts en transformation numérique vous accompagnent à chaque étape : choix de la solution, intégration avec vos outils (Microsoft 365, ERP, CRM), définition de votre cycle de vie documentaire et mise en place des meilleures pratiques d’archivage sécurisé.
Besoin d’un accompagnement pour choisir ou implanter un système d’archivage électronique? Contactez-nous dès-aujourd’hui!