Nos bureaux

Consentement à la collecte, la gestion, l’utilisation et la communication de renseignements

OBJET DE L’ENQUÊTE

Le présent questionnaire recueille des renseignements d’Organisations participantes afin de compléter une enquête de rémunération globale annuelle auprès de la clientèle et des partenaires de Mallette s.e.n.c.r.l., Mallette Actuaire inc. et leurs entités affiliées (« Mallette ») dans la province de Québec (l’ « Enquête »). L’analyse des renseignements ainsi collectés permettra d’établir des comparables en matière de stratégie de rémunération globale, y compris les pratiques du marché, de l’industrie et des pairs, et de permettre d’identifier les tendances à court et plus long terme du marché québécois, et ce, en tout temps en nous assurant que les résultats de l’Enquête seront rendus anonymes. Les résultats anonymes de l’Enquête seront offerts aux Organisations Participantes et autres organisations qui le désirent selon des conditions contractuelles et une tarification acceptée par celles-ci, afin de les assister dans la gestion de leurs ressources humaines (les « Utilisateurs »).

RENSEIGNEMENTS COLLECTÉS

Vos réponses demeureront strictement confidentielles : aucun renseignement identifiable ou ne pouvant être anonymisé ne sera communiqué à des tiers et aucune information particulière concernant des salariés ou personnes n’est exigée ou souhaitée par Mallette, sauf tel que strictement requis afin d’administrer la cueillette des renseignements et la gestion contractuelle.

Les renseignements personnels suivants sont recueillis concernant les Organisations Participantes à l’Enquête et les Utilisateurs :

  • Nom de l’Organisation Participante;

  • Adresse postale;

  • Nom et prénom du répondant de l’Organisation Participante;

  • Adresse courriel du répondant;

  • Numéro de téléphone du répondant;

  • Fonction du répondant;

  • Adresse IP de l’Organisation Participante et/ou du répondant;

  • Coordonnées et détails de facturation.

Divers autres renseignements non nominatifs seront collectés.

Les renseignements seront collectés au moyen de formulaires et de questionnaires sécurisés en ligne et, au besoin, d’entrevue téléphonique.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

Mallette utilisera les renseignements collectés uniquement pour l’objet de l’Enquête décrit ci-dessus ou selon ce qui est permis par les lois applicables, y compris pour les fins suivantes :

  • Permettre au personnel autorisé de Mallette d’analyser les renseignements, de comparer les réponses, de résumer les tendances qui se dégagent des résultats de l’Enquête et d’établir des données, des rapports statistiques et des tableaux de bord afin de présenter et partager ces résultats auprès des Utilisateurs;

  • Établir et mettre à la disposition des Utilisateurs une plateforme interactive affichant les résultats de l’Enquête, laquelle plateforme permettra le visionnement, la comparaison et la catégorisation des résultats par les Utilisateurs de façon autonome;

  • Développer et entretenir nos relations individuelles avec les Organisations Participantes et leurs répondants et, s’il y a lieu, effectuer des suivis de façon sécuritaire et confidentielle concernant leurs réponses, leur satisfaction, leurs questions et intérêts à participer de nouveau à l’Enquête ou toute autre enquête connexe;

  • Développer et entretenir nos relations individuelles avec les Utilisateurs et leurs représentants et, s’il y a lieu, effectuer des suivis de façon sécuritaire et confidentielle concernant leur satisfaction, leurs questions et intérêts à participer à l’Enquête, à obtenir de nouveaux résultats ou toute autre enquête connexe;

  • Offrir, rendre ou exécuter une prestation de service;

  • Effectuer notre gestion administrative, incluant la facturation et le recouvrement de créances;

  • Améliorer l’expérience des Organisations Participantes et Utilisateurs, notamment dans l’utilisation des outils technologiques ainsi que pour créer et diffuser un contenu plus pertinent pour eux ;

  • Se conformer aux obligations professionnelles et déontologiques imposées par les ordres professionnels qui régissent Mallette.

MESURES DE PROTECTION

Les renseignements que nous recueillons sont conservés de manière sécuritaire et confidentielle conformément à la législation applicable. Nous prenons des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l’accès ou l’utilisation non autorisés, notamment :

  • Nous ne collectons que les renseignements raisonnablement utiles à la réalisation de l’enquête et les renseignements sensibles font l’objet de mesures de sécurité accrues;

  • Nous minimisons la cueillette de renseignements personnels ou sensibles, limitant ainsi les risques de compromission;

  • Nous restreignons l’accès physique à nos bureaux et à nos équipements informatiques ;

  • L’accès aux renseignements de même que la modification et la destruction de ceux-ci sont vérifiables et protégés par mots de passe sécurisés;

  • Les renseignements sont stockés en sécurité dans les centres de données de SurveyMonkey certifié SSO, SOC2, Compliance ISO 27001, GDPR, PCI DSS, HIPAA selon les détails disponibles au https://www.surveymonkey.com/product/features/security/ et dans les centres de données de Mallette, lesquels sont situés au Canada ;

  • Nous sensibilisons notre personnel à la sécurité et à la confidentialité des renseignements auxquels ils ont accès dans le cadre de leur travail;

  • Nous ne mettons à la disposition de nos clients que des renseignements anonymisés et nous prenons des mesures techniques afin de réduire le volume de renseignements identifiables;

  • Les renseignements sont transmis via une connexion HTTPS sécurisée, et les identifiants de connexion des Participants et Utilisateurs sont protégés via TLS. Les renseignements stockés dans les centres de données SurveyMonkey sont chiffrés à l’aide d’algorithmes conformes aux normes du secteur, et ce, afin de les rendre inexploitables pour des utilisateurs non autorisés.

DURÉE DE CONSERVATION

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire aux fins de l’objet de l’Enquête et pour nous conformer à nos obligations juridiques, déontologiques et réglementaires. Après ce délai, vos renseignements seront détruits de façon sécuritaire et anonyme.

DROITS DES PARTICIPANTS

Les Organisations Participantes disposent des droits suivants :

  • D’obtenir une copie de vos renseignements;

  • De demander la manière dont vos renseignements personnels sont traités;

  • De demander une mise à jour de vos renseignements ou de corriger ceux qui sont erronés ou incomplets;

  • De demander la destruction, d’une partie ou de la totalité, des renseignements personnels qui vous concernent, et ce, dans les limites permises par les lois applicables; et

  • De retirer votre consentement quant au traitement de vos renseignements personnels, dans la mesure où ce consentement devait être obtenu en vertu des lois applicables.

MISE À JOUR DES CONDITIONS

Le présent formulaire de consentement peut être mis à jour de temps à autre, afin de refléter les changements effectués à l’Enquête de même que les changements législatifs. Quoique des avis de mise à jour puissent être utilisés, l’affichage du formulaire révisé sera réputé constituer un avis suffisant de même que votre utilisation et accès continue à l’Enquête.

NOUS JOINDRE

Pour toute question concernant notre politique de confidentialité, notre façon d’utiliser vos renseignements et si vous désirez exercer vos droits, veuillez communiquer avec [email protected] ou le responsable de la protection des renseignements personnels au [email protected].