Comment créer un agent Copilot dans Microsoft 365?

Les agents Copilot permettent aux entreprises de créer des assistants basés sur l’intelligence artificielle capables de répondre à des questions, rechercher de l’information ou exécuter certaines tâches. 

Avec Microsoft 365 Copilot et Copilot Studio, il est désormais possible de concevoir des agents adaptés à des besoins précis, sans nécessairement développer une application complète. 

Qu'est-ce qu'un agent Copilot? 

Un agent Copilot est un assistant alimenté par l’intelligence artificielle et configuré pour répondre à un besoin précis. 

Contrairement à un assistant généraliste, il peut être conçu pour utiliser des instructions propres à l’entreprise, consulter certaines sources de connaissances et selon sa configuration, effectuer des actions diverses. 

Un agent peut par exemple rechercher une procédure dans SharePoint, répondre à une question d’un employé ou déclencher un processus d’approbation. 

À quoi sert un agent Copilot en entreprise? 

Un agent Copilot permet principalement de faciliter l’accès à l’information et d’automatiser certaines tâches répétitives. 

Il peut notamment servir à : 

• Répondre aux questions fréquentes des employés; 

• Rechercher de l’information dans des documents internes; 

• Retrouver rapidement une procédure ou une politique; 

• Accompagner les employés dans leurs tâches quotidienne; 

• Automatiser des demandes ou des approbations; 

• Créer ou mettre à jour certaines informations; 

• Faciliter le traitement des demandes de soutien; 

• Améliorer l’accès aux connaissances de l’organisation. 

Agent Builder ou Copilot Studio : quelle solution choisir? 

Microsoft propose plusieurs façons de créer des agents IA. Agent Builder dans Microsoft 365 Copilot convient surtout aux besoins simples, tandis que Microsoft Copilot Studio permet de concevoir des agents plus avancés.

Pour un agent qui doit principalement consulter des informations internes et répondre à des questions, Agent Builder peut suffire. 

Copilot Studio devient plus pertinent lorsque l’agent doit se connecter à plusieurs systèmes, exécuter des actions ou soutenir un processus d’affaires plus complexe. 

Comment créer un agent Copilot? 

La création technique d’un agent peut être rapide. La qualité du résultat dépend toutefois surtout du cas d’usage, des données et des instructions données à l’agent. 

1. Identifier un cas d'usage précis 

Commencez par un problème clairement défini. 

Par exemple : répondre aux questions RH des employés, retrouver des procédures internes ou faciliter les demandes de soutien TI. 

Un agent spécialisé sur une tâche précise sera généralement plus simple à tester, sécuriser et améliorer qu’un agent conçu pour répondre à tous les besoins de l’organisation. 

2. Définir le rôle et les instructions 

Il faut ensuite préciser ce que l’agent doit faire. 

Les instructions peuvent définir : 

• Son objectif; 

• Les questions auxquelles il doit répondre; 

• Les étapes à suivre; 

• Les informations qu’il doit utiliser; 

• Les situations dans lesquelles il doit rediriger l’utilisateur. 

Plus les instructions sont claires, plus les réponses de l’agent seront cohérentes. 

3. Connecter les bonnes sources de connaissances 

Un agent Copilot peut s’appuyer sur les informations de l’entreprise pour fournir des réponses plus pertinentes. 

Il peut notamment consulter des documents, des pages SharePoint ou d’autres sources de données autorisées. 

La qualité des réponses dépend donc fortement de la qualité des informations auxquelles l’agent a accès. Des documents obsolètes ou contradictoires peuvent entraîner des réponses moins fiables. 

4. Ajouter des actions et automatisations 

Avec Copilot Studio, un agent peut aller au-delà de la recherche d’information. 

Il peut, par exemple : 

• Créer une demande; 

• Envoyer une notification; 

• Démarrer une approbation; 

• Mettre à jour une information; 

• Déclencher un flux power automate. 

L’agent devient alors un outil capable d’accompagner l’utilisateur dans l’exécution d’un processus. 

5. Tester l'agent 

Avant le déploiement, il est important de tester l’agent avec différentes formulations et différents scénarios. 

Les tests permettent notamment de vérifier : 

• La pertinence des réponses; 

• Les sources utilisées; 

• Le comportement lorsque l’information n’est pas disponible; 

• Le fonctionnement des actions; 

• Les cas où l’agent doit rediriger l’utilisateur. 

Un groupe limité d’utilisateurs peut être utilisé pour une première phase de validation. 

6. Sécuriser et déployer l'agent 

L’agent doit uniquement accéder aux informations nécessaires à son fonctionnement. 

Il faut donc vérifier les permissions, les sources connectées, les utilisateurs autorisés et les règles de sécurité avant sa publication. 

Selon la solution utilisée, l’agent peut ensuite être rendu accessible dans Microsoft 365 Copilot, Teams, un site Web ou d’autres environnements. 

7. Mesurer et améliorer son utilisation 

Le travail ne s’arrête pas au déploiement. 

Il est important d’analyser les questions posées, les réponses qui échouent et les fonctions les plus utilisées. Ces informations permettent d’améliorer progressivement les instructions, les sources et les automatisations. 

L’objectif est de faire évoluer l’agent selon les besoins réels des utilisateurs. 

Exemples d'agents Copilot en entreprise 

Les agents Copilot peuvent répondre à des besoins très différents selon les services. 

• Agent RH : répondre aux questions sur les politiques internes, les vacances, les avantages sociaux ou les procédures d’accueil. 

• Agent TI : aider les employés à résoudre des problèmes courants et créer une demande lorsque l’intervention d’un technicien est nécessaire. 

• Agent de recherche documentaire : retrouver rapidement une procédure, un contrat, une politique ou une information dans une base documentaire. 

• Agent de service client : aider les équipes à trouver une réponse, une procédure ou une information liée à un client. 

• Agent opérations : accompagner les employés dans certaines procédures et centraliser l’accès aux instructions opérationnelles. 

• Agent de suivi ou d’approbation : recueillir une demande, transmettre l’information au responsable et déclencher un processus d’approbation. 

Quelles données peut-on connecter à un agent Copilot? 

Selon l’outil et la configuration utilisés, un agent peut être connecté à plusieurs sources de connaissances. 

Cela peut notamment inclure : 

• SharePoint; 

• Microsoft Dataverse; 

• Fichiers et documents internes; 

• Sites web; 

• Bases de données; 

• Certaines applications métier; 

• Sources accessibles par connecteurs ou API. 

Il n’est pas nécessaire de connecter toutes les données de l’organisation. Il est souvent préférable de sélectionner uniquement les sources réellement utiles au cas d’usage de l’agent. 

Comment sécuriser et gouverner ses agents Copilot? 

Un agent IA doit être considéré comme un nouvel outil d’entreprise. Il faut donc définir clairement qui peut le créer, qui peut l’utiliser et à quelles informations il peut accéder. 

La gouvernance peut notamment couvrir : 

• Les droits d’accès; 

• Les sources de données autorisées; 

• Les informations sensibles; 

• Les environnements utilisés; 

• Les connecteurs permis; 

• Les règles de publication; 

• Le suivi de l’utilisation; 

• La responsabilité de maintenir les contenus à jour. 

Les agents doivent également être testés régulièrement afin de vérifier que leurs réponses et leurs actions demeurent adaptées aux besoins de l’organisation. 

Se faire accompagner pour créer un agent Copilot 

Créer un premier agent Copilot peut être relativement simple. Concevoir un agent réellement utile exige toutefois de bien choisir le cas d’usage, structurer les données, prévoir les intégrations et mettre en place les bonnes règles de gouvernance. 

Les experts de Mallette peuvent vous accompagner dans l’identification des occasions d’utilisation de l’IA, la conception de vos agents Copilot et leur intégration à vos processus et outils Microsoft. 

Vous avez une idée d’agent ou un processus que vous aimeriez simplifier? Communiquez avec notre équipe pour déterminer comment Copilot peut être utilisé concrètement dans votre organisation.