Comment publier et partager vos rapports Power BI avec d'autres utilisateurs?
Microsoft Power BI est devenu l’un des outils les plus utilisés pour analyser, visualiser et exploiter les données d’entreprise. Mais au-delà de la création de tableaux de bord, la véritable valeur provient du partage des rapports Power BI avec les bonnes parties prenantes. En effet, savoir comment publier un rapport Power BI et comment le partager efficacement permet d’améliorer la collaboration, la prise de décision et la culture de la donnée dans toute l’organisation.
Pourquoi partager un rapport Power BI?
Partager un rapport Power BI est une manière de diffuser l’information stratégique à l’ensemble des acteurs clés de votre entreprise.
Le partage permet :
d’assurer que chaque équipe dispose de données fiables et à jour;
de simplifier la communication interne et la prise de décision;
d’améliorer l’engagement des clients et partenaires lorsque des rapports leur sont destinés;
de créer une culture de la donnée où les décisions sont réellement basées sur des faits.
Un partage maîtrisé permet aussi d’assurer la sécurité et la gouvernance des données tout en fluidifiant la collaboration.
Étape 1 : Publier votre rapport Power BI
Avant de partager un rapport Power BI, il faut d’abord le publier depuis Power BI Desktop vers le Service Power BI (cloud).
Ouvrez votre rapport dans Power BI Desktop.
Cliquez sur Publier (onglet Accueil).
Connectez-vous à votre compte Power BI professionnel.
Choisissez votre espace de travail (Workspace).
Cliquez sur Publier et attendez la confirmation.
Une fois publié, votre rapport est disponible dans app.powerbi.com.
Étape 2 : Gérer les autorisations dans Power BI
Les espaces de travail Power BI déterminent qui peut consulter ou modifier votre contenu. Voici les rôles principaux :
Lecteurs
Peuvent seulement visualiser les rapports.
Idéal pour les utilisateurs qui consomment les données.
Contributeurs
Peuvent modifier les rapports existants.
Ne peuvent pas gérer les membres de l’espace de travail.
Membres
Peuvent créer, modifier, supprimer du contenu.
Peuvent ajouter d’autres utilisateurs.
Étape 3 : Partager un rapport Power BI
Il existe plusieurs façons de partager un rapport Power BI, selon les licences, le degré de sécurité désiré et votre public cible.
Méthode 1 - Partage direct (recommandé)
Ouvrez le rapport dans le Service Power BI.
Cliquez sur Partager.
Entrez les adresses e-mails des destinataires.
Choisissez les options :
Autoriser la modification
Autoriser le partage
Envoyez.
Requis : Licence Power BI Pro ou Premium per User pour vous et vos destinataires, sauf si l’espace de travail est dans une capacité Premium.
Méthode 2 - Générer un lien de partage
Lien d’affichage : Permet de consulter le rapport sans possibilité de modification.
Lien d’édition : Permet à des collaborateurs sélectionnés de modifier le rapport.
Méthode 3 - Partager via une Application Power BI (Best practice en entreprise)
Les Applications permettent de diffuser un ensemble de rapports à grande échelle dans un environnement structuré.
Avantages :
Environnements "Développement" et "Production" distincts.
Distribution simplifiée pour les grandes équipes.
Mise à jour centralisée.
Méthode 4 - Publier sur le Web (Public)
Attention : option à utiliser uniquement pour des données non sensibles.
Voici le chemin à suivre :
Fichier → Incorporer le rapport → Publier sur le web (public)
Vous pouvez ainsi générer un lien accessible à tous, même sans compte Power BI.
Méthode 5 - Intégrer Power BI dans SharePoint, Teams ou un site web
Pour SharePoint Online
Utilisez le composant WebPart Power BI et insérez l’URL du rapport.
Pour Teams
Ajoutez un onglet Power BI et sélectionnez votre rapport.
Pour un site web interne
Utilisez l’option Incorporer → Site web ou portail (intégration sécurisée).
Étape 4 : Planifier l’actualisation des données
Pour garantir que les rapports restent à jour :
Allez dans Paramètres → Actualisation des données.
Configurez une fréquence (quotidienne, horaire…).
Assurez-vous que vos passerelles de données sont fonctionnelles.
Une actualisation régulière est essentielle pour une prise de décision fiable.
Bonnes pratiques pour partager vos rapports Power BI
Utilisez le partage sécurisé (licence Pro) plutôt que le partage public.
Centralisez les rapports dans des Applications Power BI.
Structurez vos Workspace selon vos environnements (DEV / TEST / PROD).
Évitez le « Publier sur le web » pour des données sensibles.
Vérifiez régulièrement les autorisations pour respecter les règles de gouvernance.
Améliorez la collaboration grâce à un partage Power BI maîtrisé
Microsoft Power BI est un outil puissant, mais son impact réel apparaît lorsque les rapports sont publiés, partagés et intégrés efficacement au sein de l’organisation. En adoptant les bonnes méthodes de partage, vous offrez à vos équipes une vision claire et unifiée de vos données, facilitant la collaboration et la prise de décision.
Si vous souhaitez aller plus loin dans la gestion, l’optimisation ou la gouvernance de vos rapports Power BI, notre équipe Mallette peut vous accompagner.